FAQ

Zgodnie z rozporządzeniem RODO,  zakazane jest przechowywanie danych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne. Przykładami dokumentów, które muszą zostać zniszczone w niszczarce po upływie terminu ich przydatności są m. in.:

  • oferty i dokumentacja kontraktowa
  • wyciągi i zapisy księgowe
  • faktury i paragony
  • spersonalizowane dokumenty reklamowe
  • dokumenty podatkowe i księgowe
  • podpisane dokumenty
  • notatki, wydruki, kopie o złej jakości.

W wielu przypadkach dokumenty te trafiają do kosza na śmieci. Jest to działanie niedopuszczalne, ponieważ sprawia to, że dokumentacja może trafić w niepowołane ręce. Narusza to prawo ochrony danych, co grozi  poważnymi konsekwencjami finansowymi oraz postępowaniami sądowymi.

Nowe prawo unijne umożliwia nakładanie kar do 20mln euro lub 4% ogólnego rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Często jest to jedyna forma niszczenia dokumentów, jaką stosują niektóre firmy. Najczęściej bywa tak, że pracownik zabiera dokumenty i spala je w domu lub co gorsza na działce. Niestety czas wymagany do całkowitego spalenia bywa bardzo długi. W takim przypadku nie mamy pewności czy dokumenty zostały w całości spalone lub czy w ogóle do tego doszło. Zdarza się tak, że dokumenty przeznaczone do spalenia są zbierane przez klika lat i wtedy nawet nie ma możliwości czasowych, aby się tego wszystkiego pozbyć, a w końcu papiery trafiają na śmietnik.

Korzystając z profesjonalnej firmy niszczącej masz 100% pewność, że dokumenty zostały natychmiastowo i całkowicie zniszczone co zostaje potwierdzone Certyfikatem zniszczenia.

Dokumenty niearchiwalne zawierają nierzadko dane osobowe, lub inne informacje, które w sytuacji kiedy dostaną się w ręce osób nieuprawnionych mogą narazić właściciela dokumentów na konsekwencje prawne. Wyrzucenie dokumentów niearchiwalnych na śmietnik nie rozwiązuje problemu, należy je fizycznie zniszczyć w taki sposób aby informacji w nich zawartych nie dalo się ponownie odczytać. Można wymienić przynajmniej cztery aspekty dla których dokumenty nierchiwalne należy zniszczyć.

  • Aspekt prawny – obowiązek niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.
  • Aspekt bezpieczeństwa – znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
  • Aspekt ekonomiczny – zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
  • Aspekt ekologiczny – zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.

Dokumenty niearchiwalne to takie, których obowiązkowy czas przechowywania w archiwum przeminął. Jeżeli obowiązek archiwizacji danego dokumentu nie wynika z przepisów prawa, zaś zawarte w nim informacje są już niepotrzebne bądź nieaktualne, można przyjąć, że dany dokument jest niearchiwalny.

Zdecydowanie TAK, aczkolwiek najistotniejszym czynnikiem decydującym o opłacalności zlecenia tego procesu na zewnątrz firmy jest skala zjawiska.

Niszczenie dokumentów to nie tylko sam akt fizycznego darcia kartki papieru, ale całe otoczenie tej czynności. Dokumenty należy zniszczyć:

– w odpowiedni sposób uniemożliwiający odczytanie z nich informacji,

– w odpowiednim miejscu umożliwiającym kontrolę procesu niszczenia,

– przez osoby zaufane, świadome odpowiedzialności związanej z wykonywana czynnością.

Można wyróżnić trzy skale zjawiska.

0-10 kg / miesięcznie

Jeżeli mamy do czynienia z kilkoma kartkami papieru miesięcznie, to z pewnością można pociąć kartki nożyczkami lub bardzo prymitywnym urządzeniem niszczącym. W każdym przypadku będzie to albo inwestycja w czas pracy (nożyczki) albo wydatek kilkuset złotych przeznaczonych  na zakup niszczarki. Wydatki jakie należy uwzględnić to:

  1. Koszty zakupu i serwisowania prostej niszczarki biurkowej (ok. 500 złotych)
  2. Koszty czasu pracy osoby, która wykonuje czynność ciecia kartek lub nadzorująca pracę urządzenia biurowego.

10-100 kg / miesięcznie

Przy ilości dokumentów przekraczających kilka ryz w miesiącu niezbędny staje się zakup solidnego, urządzenia niszczącego o zwiększonej wydajności. W tym przedziale należy w uwzględnić nastepujące czynniki:

  1. Koszty zakupu i serwisowania profesjonalnej niszczarki biurowej (ok. 2 500 zł).
  2. Koszty amortyzacji środka trwałego.
  3. Koszty czasu pracy osoby, nadzorującej pracę urządzenia biurowego.
  4. Koszty niewymierne związane z zaufaniem do pracownika. “Czy aby z pewnością zniszczy on dokumenty, czy nie wyrzuci ich na śmietnik?”

100 kg i więcej

Gdy dokumentów przeznaczonych do zniszczenia pojawi się więcej niż 100 kg miesięcznie dochodzą dodatkowe czynniki generujące koszty.

  1. Koszty zakupu i serwisowania przemysłowej niszczarki korporacyjnej (ok. 25 000 zł).
  2. Koszty amortyzacji środka trwałego.
  3. Koszty przyuczenia i ZATRUDNIENIA osób obsługujących niszczarkę.
  4. Koszty adaptacji pomieszczenia, w którym odbedzie się proces niszczenia i wyposażenia je w systemy bezpieczeństwa, monitoringu i wentylacji.
  5. Koszty związane z logistyką dokumentów do pomieszczenia niszczarni.
  6. Koszty niewymierne związane z zaufaniem do pracownika. “Czy aby z pewnością zniszczy on dokumenty, czy nie wyrzuci ich na śmietnik?”
  7. Koszty związane z logistyką wygenerowanych odpadów.

Biorąc pod uwagę powyższe wymagania, korzystniej jest zlecić niszczenie dokumentów wyspecjalizowanej firmie, która sama zadba o odbiór dokumentacji od klienta, bezpieczny transport do miejsca zniszczenia, przeprowadzi zniszczenie wg odpowiednich procedur i klas tajności oraz przetransportuje powstałe ścinki do papierni.

Ścinki powstałe w procesie niszczenia dokumentów niearchiwalnych są prasowane i belowane razem ze zwykłą makulaturą, a następnie przewożone do papierni, Powstały w ten sposób papier może być powtórnie przetwarzany wielokrotnie, przyczyniając się wydatnie do ochrony naszego środowiska naturalnego.

Nie. Nie wymagamy od Państwa przygotowania dokumentów, odbieramy dokumenty bez przygotowania w:
-segregatorach,
-koszulkach,
-teczkach,
-skoroszytach
-ze zszywkami

Tak, jest taka możliwość po uprzednim umówieniu terminu. Jednak wygodniejszym jest skorzystanie z naszego transportu, gdzie wykwalifikowany personel spakuje dokumenty do plombowanych pojemników.

Nie, odbiór przez naszych pracowników wliczony jest w cenę usługi i nie wymaga udziału Państwa personelu.

Ceny uzależnione są od wagi i rodzaju niszczonych dokumentów, wszystkie nośniki ważone są osobno na mobilnej wadze.

Czas klienta jest dla nas bardzo ważny, w związku z tym zlecenia realizujemy maksymalnie do 48h.

Utylizację Dokumentów zawsze poświadczamy Certyfikatem, który jest bezpłatny.

Oczywiście, jest możliwość komisyjnego niszczenia, jednak należy wcześniej ustalić termin.