Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów

Zeskanowanie i odpowiednie zaindeksowanie fizycznych zasobów informacyjnych w ramach systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwoli usprawnić pracę zespołów i przyspieszy działania operacyjne. Postaw na kompleksową digitalizację danych z CrossCut.

Masowe skanowanie i digitalizacja dokumentów

W XXI wieku dokumenty coraz częściej tworzone są w postaci cyfrowej, np. jako maile czy jako pliki MS Word lub MS Excel. W tej postaci obsługiwane i przesyłane między użytkownikami. To jednak nie oznacza, że wszystkie zasoby informacyjne w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed dokonaniem się cyfrowej rewolucji, mogą zostać odłożone do przechowywania wieczystego. Część z nich nadal będzie potrzebna do prowadzenia codziennych działań operacyjnych.

Co więcej, przedsiębiorcy coraz bardziej chwalą sobie posługiwanie się plikami cyfrowymi. Korzystanie z nich jest niezwykle wygodne i w wielu przypadkach zwiększa efektywność pracy, np. poprzez umożliwienie kilku pracownikom dokonywania zmian w dokumencie, w tym samym czasie i bez względu na ich miejsce pobytu. Co jednak zrobić w przypadku, gdy często pracownicy muszą korzystać z dokumentów starszych istniejących jedynie w formie papierowej?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów firmowych CrossCut

Odpowiedzią na to jest skanowanie dokumentacji a następnie jej digitalizacja w Rhenus Data Office Polska. To rozwiązanie nie tyko stanowi zabezpieczenie danych, ale także gwarantuje ich odpowiednie segregację, wedle wybranych w przedsiębiorstwie kryteriów, np. rocznikami lub tematyką. Skanowanie dokumentów jest wstępem do przetworzenia ich do formy cyfrowej, co z kolei pozwoli w szyki i łatwy sposób odnaleźć online potrzebne w danym momencie materiały.

Elektroniczna archiwizacja doskonale sprawdzi się w firmach z długoletnim stażem, gdzie obieg dokumentów jest naprawdę intensywny. Oprócz korzyści, jakim jest uporządkowanie dokumentów, ważny jest także aspekt bezpieczeństwa. Zaawansowane skanowanie dokumentów, dokonany w profesjonalny sposób, zapewni bezpieczeństwo przechowywanym materiałom – uchroni jest przed zagubieniem i zmniejszy ryzyko ich zniszczenia.

Proces digitalizacji składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest skanowanie dokumentów przy użyciu wysokiej jakości sprzętu, który pozwoli zachować zarówno kolorystykę, jak i odpowiednią rozdzielczość, co ma znaczenie np. w skanowaniu rysunków, ilustracji. Powstałe skany są następnie odpowiednio opisywane i katalogowane, by na koniec znaleźć się w elektronicznym archiwum, które udostępnione będzie upoważnionym osobom.